Krönika: Jobba utan underhållsmål och du är snart fast i ”Förtvivlans Cirkel”
Av För inte så längesedan jobbade vi med ett bolag som hade 13 stålfabriker i USA. De hade haft framgångsrikt underhåll i 10 år, när en plötslig “skattjakt” i form av snabba resultat damp ned från ledningen. Planen var kortsiktig och det hissades inga segel för tydliga mål, väl genomtänkta strategier, en god taktik och utstakade KPI:er.
De här termerna kan låta högtflygande och ovidkommande i det dagliga underhållsarbetet men de är lika viktiga som väl-beredda och schemalagda jobb, smörjningar och ronder. Ännu viktigare att etablera en gemensam riktlinje för underhållet tillsammans med drift, konstruktion och framför allt ledningen. Det är ju oftast dem som inte har så bra kontakt med fabriksgolvet som bestämmer att det ska sparas. Alla framgångsrika nedskärningar kräver en bra och väl genomtänkt plan. Utan en tydlig riktning är det oerhört svårt att nå mål. Näst intill omöjligt skulle jag vilja säga. Risken är överhängande att underhållet hamnar i en ond cirkel. Eller som IDCON har kallat den i årtionden ”förtvivlans cirkel”.
Precis det här händer bolaget med 13 stålfabriker. De har kört samma underhållsprogram i cirka 10 år. Det har drivits på koncernnivå och man har jobbat med förbättring av smörjning, inspektioner, utbildning av mekaniker, beredning och schemaläggning. De flesta fabrikerna sköter underhållet mycket bättre nu än för 10 år sen. Så en vacker dag bestämmer ledningen att underhållskostnaden ska skäras ner med 4%. Och det ska ske redan det här kalenderåret, trots att tillförlitligheten har förbättrats och kostnaderna hållits jämna och i vissa fall till och med gått ner de senaste åren.
Att klippa kostnader för underhåll på kort tid kräver att man helt enkelt bara undviker vissa underhålls-moment och/eller skär ner på personal. Precis såhär gick det till. Men när personalen skärs ner och förebyggande underhåll (FU) läggs åt sidan, ja, då är det bara en tidsfråga innan det blir fler haverier, underhållet reaktivt och säkerheten sämre. Allt detta kommer i sin tur att kräva fler reservdelar, alltså större lager, sämre kvalitet på utförda jobb på grund av tidsbrist och dålig beredning, vilket leder till ännu fler haverier… Förtvivlans cirkel är etablerad. Exakt så gick det för de här 13 fabrikerna.
Hade man haft överenskomna mål, genomarbetade strategier, taktik och KPI:er hade chansen funnits på fabrikernas sida. Situationen hade kunnat undvikas från början. Ett mål kunde ha varit att sänka underhållskostnaden på sikt. Och då borde strategin ha varit att öka tillförlitligheten över tid och på så sätt få lägre kostnad som följd. Istället försökte man ta genvägen och valde att klippa i budgeten för att uppnå snabba resultat. Nu tvingades fabrikerna att ta dåliga beslut och det i många sammanhang. FU verksamheten drogs ned drastiskt och reparationer fördröjdes och det blev såklart dyrare att reparera vid senare tillfällen. Listan över de dåliga besluten är lång.
Det var tråkigt att se eftersom de hade lyckats så bra. Att några i ledningen tyckte att de skulle göra lite snabba cash genom att spara 4 procent gjorde förmodligen att de förlorade mycket mer. Vi på IDCON kan inte nog understryka hur viktigt det är – för att alla företag med tung underhållsverksamhet – att staka ut en riktning och tydliga underhållsmål. Och sist men inte minst, dessa måste absolut förankras i ledningen och sedan i hela organisationen.
Torbjorn Idhammar, IDCON.