Ledarskap i underhåll - Rätt mätetal i rätt tid
I en Colgate-reklam från 2007, sa man att 80 procent av alla tandläkare rekommenderar Colgate. Det låter ju som om 80 procent av alla tandläkare rekommenderar Colgate tandkräm (eftersom det var en bild på en sådan tandkrämstub) och att 20 rekommenderar andra märken, eller hur?
I studien fick tandläkare och tandhygienister kryssa i mer än ett märke i samma fråga, och, det var flera liknande frågor i samma studie med andra Colgate produkter som kosmetika till exempel. Man lade sedan ihop resultaten av alla frågorna och kom fram till 80. (Alltså inte endast Colgate, och inte bara tandkräm).
Se upp för “enkelriktade” mätetal
Ett exempel på ett enkelriktat mätetal är “värde i reservdelslager”, ett annat är ”underhållskostnad”. Visst skall båda mätas, men de bör inte diskuteras eller presenteras för sig själva. I de flesta organisationer vill man att båda dessa tal skall vara så låga som möjligt, men vem som helst kan ju få båda dessa till noll utan problem, men då stannar fabriken. Denna typ av mätetal behöver därför åtminstone ett mätetal till för att beskriva vad vi vill uppnå. I dessa båda fall kan man kanske komplettera lagervärdet med servicenivå, och underhållskostnaden med tillförlitlighet.
Använd inte för många mätetal för att mäta framsteg i organisationen
Som chef behöver man i vissa fall se över många mätetal, men för att fokusera organisationen på förbättringar under en viss tid kan man inte publicera för många mätetal till organisationen. Mitt råd är att ha max 2-4 mätetal för varje person/ avdelning, blir det fler får inte personalen fokus. Arbetar ni med att revidera förebyggande underhåll (FU), till exempel, så räcker det kanske med att mäta hur många procent av utrustningen som gåtts igenom, samt hur stor andel reviderade FU som utförs.
Det är lätt att vilja mäta allt i en organization och därigenom vilja förbättra allt. Men, resultatet får då oftast motsatt effekt och organisationen istället blir ofokuserad och blasé eftersom man känner att man inte kan göra allt på en gång.
Använd mätetal personal känner att de kan påverka
En vibrationstekniker känner säkert inte att han/hon kan påverka underhållskostnad eller lagervärde. Men, han/hon kanske känner att de kan påverka förbrukning av kullager, eller procent utförda mätpunkter, kanske till och med totala vibrationsnivån i området. Försök använda mätetal som personer känner att de kan påverka. Om du lyckas implementera relaterbara mätetal kan dessa även användas för ”performance management” för grupper och individer.
Låt mätetal utvecklas
Jag tycker också att mätetal bör ändras med tiden. Om företaget jobbar med att förbättra beredning och schemaläggning kanske man börjar med att mäta tilläggsjobb efter 12:00 varje dag. Och, allteftersom organisationen blir bättre kan man uppgradera mätvärdet till hur många procent av jobben som var rätt schemalagda. Min poäng är att mätetal måste utvecklas med organisationen eftersom fokus ändras.
Se till att mätetalen är rätt
Sist, men inte minst, måste man se till att mätetalen är mätta korrekt. Det kanske verkar självklart, men i dagens underhållssystem kan det vara svårt att få ut rätt värden. Det är ofta också väldigt lätt att manipulera systemet om man vill få mätetal att se bra ut…. För att få användning av mätetalen måste de vara rätt och man måste också undersöka grundvärdena då och då för att se till att inte värdena är manipulerade.
Om inte värden inspekteras riskerar vi att få Colgate-effekten. En klassiker är effekterna i underhåll hittar man ofta när man mäter % utförda FU åtgärder, eller % schemalagt arbete. Man “pencil whip” att FU åtgärderna är gjorda och man schemalägger ett 1-timmas jobb i 8 timmar och tar alla oförutsedda jobb på den arbetsordern och slipper därmed icke schemalagde jobb o.s.v.
Lycka till med att formulera och sjösätta mätetal i din underhållsorganization. Har du frågor eller vill dela med dig av ideer, hör av dig.